jalan - jalan ke warehouse alfamart

Pengalaman yang sangat jarang dan sangat langka buat jalan - jalan ke warehouse alfamart yang dapat dikatakan sebagai jantungnya pendistribusian barang dari supplier ke toko - toko alfamart yang berjumlah 10.700-an toko itu. Kl bukan dari program coordinator trainee ini ya mana mungkin kita bisa dapet kesempatan buat jalan - jalan sambil belajar tentang kegiatan distribusi barang dari sebuah bisnis retail. Dulu waktu masih jadi konsumen sih kita cuma tau masuk alfamart, cari barang yg kita mau, bayar ke kasir, beres.. namun dibalik itu ada proses yg begitu panjang hingga barang itu bisa kita beli dan bawa pulang ke rumah. Dan ada begitu banyak orang yg dilibatkan hingga baranv itu sampai ke tangan konsumen. Kita mulai aja deh ke intinya. Haha

Kamis, 19 November 2015 merupakan hari pertama kami para rombongan siswa CT (coordinator trainee) untuk melakakuan kunjungan pertama di warehouse alfamart. Rombinganpun dibagi menjadi dua. Rombongan pertama mengunjungi warehouse Cileungsi 1 dan rombongan kedua mengunjungi warehouse Cileungsi 2 yang lokasinya memang bersebelahan dan terdapat di satu lokasi. Dari satu warehouse ini mengcover sekitar 400-an toko. Jadi dari kedua warehouse ini menangani sekitar 800-an toko. Banyak yah ? Iyahlahh, wong toko alfamart itu dimana2 adaa.. jarak 100 meter aja pasti udh ada alfamart. Haha

Ya dengan junlah toko yg begitu banyak tentu membutuhkan DC (Distribution Center)/ warehouse (selanjutnya DC biar singkat) yg kinerja baik dan kegiatan alur barang yg baik. Tentulah butuh keahlian dalam mengelola DC yg begitu besar dengan jumlah barang yg banyak dan berbagai lapisan orang dengan umur dan karakter yg beragam.

DC yg kelompok saya kunjungi adalah DC Cileungsi 2 yg mengcover sekitar 350-an toko. Sistem yg digunakan pada DC Cileungsi masih konvensional. Dimana pengaturan penyimpanan barang pada storage masih mengandalkan manusia. Terdapat 4 divisi yg bertugas dalam DC dalam kegiatan DC yg pertama adalah bagian Administrasi, receiving, godown, dan issuing. Pada divisi admin terbagi menjadi dua yaitu adm. Receiving dan adm. Issuing. Apa sih itu adm. Receiving, adm. Issuing, receiving, godown, dan issuing ??

Secara singkat keempat divisi tersebut mengurus arus masuk barang dari supplier hingga barang dikirim ke setiap toko alfamart. Divisi receiving memiliki tanggung jawab dalam mengurus alur masuknya barang dari supplier sedangkan adm. Receiving adalah bagian yg mengurus segala kegiatan administrasi dari barang masuk tersebut. Mulai dari mengajukan barang yang akan dipesan ke supplier hingga pengecekan administrasi saat barang tersebut dikirim oleh supplier ke DC. Saaf barang dikirim oleh supplier ke DC maka adm. Receiving akan mengecek daftar pesanan pihak alfamart ke supplier itu sudah sesuai atau belum mulai dari harga barang, jenis, dan jumlah barang yg dibawa oleh supplier. Jika sudah sesuai maka supir dari pihak supplier akan diberikan nomer antrian untuk membongkar barang. Naahh, saat giliran tiba maka barang akan diturunkan dari mobil dan masuk pada bagian receiving untuk menangani barang fisik yg dibawa oleh supplier. Mulai dari menyiapkan pallet untuk menempatkan barang2 tersebut hingga pengecekan fisik dari bafang yg diturunkan apa barang tersebut sudah sesuai dengan list pesanan atau tidak. Selain itu checker (sebutan bagi orang yg mengecek fisik barang dibagian receiving) mengambil beberapa barang secara acak apa ada barang yg rusak atau tidak (kl di cek satu2 gak mungkin, abis waktu coy! Barangnya aja bisa sampe ribuan haha) jika barang sudah sesuai list dan fisik barang baik maka barang yang telah disusun pada pallet akan ditempelkan kertas frekuented yang berisi data tentang produk dan tanggal datangnya produk tersebut dan kertas warna yang akan menandakan bulan barang tersebut akan expaired. setelah itu barang akan dibawa pada transit area untuk sementara disimpat sebelum barang tersebut diambil alih oleh bagian godown untuk disimpan pada area storage.

Setelah barang selesai diproses oleh bagian adm. Receiving dan bagian receiving untuk pengecekan fisik barang maka barang tersebut akan masuk pada bagian godown untuk membawa barang tersebut dari transit area hingga pengambilan barang untuk dimasukan pada kontainer2 dan dus yg akan dikelompokan berdasarkan pemesanan toko.

Setiap produk yg telah menunggu di transit area, akan dibawa oleh pihak godown untuk disimpan pada area storage yg tersusun dari beberapa rak yang begitu banyak dan besar untuk penampungan sementara barang tersebut. Barang akan dibawa oleh pihak helper untuk ditarik menggunakan handpallet atau fourclip untuk disimpan pada rak storage. Untuk DC yg masih menggunakan sistem konvensional maka penyimpanan barang pada rak hanya bergantjng pada ingatan dan penglihatan helper rak mana yang kosong. Namun penyimpanan pada rak diklasifikasi berdasarkan jenis barang tersebut mulai dari food, non-food, hingga barang lain2. Untuk penyimpanan barang harus mengacu pada ketiga jenis produk tersebug agar produk gg tersimpan pada satu rak tidak bercampur dan mengurangi kualitas barang tersebut. Karena kualitas yg baik dari sebuah produk sangat diperhatikan oleh DC alfamart agar kepuasan konsumen saat berbelanja dan membeli produk di toko alfamart akan merasa puas.

Setelah baranv tersimpan pada rak storage, barang tersebut akan diturunkan kembali jika barang tersebut memang dibutuhkan untuk dikirim ke toko-toko alfamart yg memerlukan. Setiap harinya akan dikeluarkan estimasi kebutuhan barang yg akan dikirim ke setiap toko yg ada di alfamart. Begitu pula dengan ketersedian barang di storage. Jika memang barang dibutuhkan maka barang tersebut akan diturunkan dari rak storage dan dipindahkan ke area display untuk dikelompokan kedalam kontainer2 sesuai dengan permintaan toko. Selain menggunakan kontainer bagi barang2 satuan atau peaces ada pula barang2 yg diminta toko langsung 1 dus seperti minyak, gula, dll. Maka helper akan menurunkan barang dan dibawa ke area display untuk kemudian diserahkan kepada picker untuk menyusun dus2 tersebut di area display. Picker bertugas untuk mengambil barang2 yg diminta oleh setiap toko dan mengacu pada mesin EPS (electronic picking system) untuk mengetahui barang apa yg dibutuhkan oleh satu toko dan berapa jumlah barang yg akan diambil oleh picker.

Untuk area pickerpun dibagi dmenjadi dua yaitu area picker bagi barang2 satuan yg dimasukan ke dalam kontainer atau dus, dan yg kedua adalah picker untuk barang2 case.

telah picker mengambil barang2 dari area display kemudia barang2 tersebut mulai diserahkan pada divisi issuing untuk mengatur semua barang2 yg telah diambil oleh picker berdasarkan pesanan berbagaimacam toko kemudia di grouping dan dikelompokan setiap kontainer dan case tersebut pada pallet berdasarkan toko untuk kemudian disusun pada setiap gate untuk dimasukan pada truck yg akan mengantar barang2 pesanan toko tersebut.

Barang2 tersebut disusun dan dikelomokkan berdasarkan kode toko dan diletakan pada pallet2 yg telah disusun rapih. Setelah barang telah selai di grouping kemudia barang siap masuk pada area loading barang untuk mengantre masuk pada truck2 yg akan mengantar barang2 tersebut pada toko2 alfamart. Saat proses loading barang ke truck terdapat checker issuing yg akan memeriksa setiap kontainer, dos, dan barang case berdasarkan kertas kolian yg tertera. Apakah barang yg masuk ke truck sudah sesuai dengan list yang ada atau belum. Sblm barang di tumpuk pada truck maka akan dimasukan kotak peluru pada krangkeng yg tersedia dalam mobil (apaitu kotak peluru ? Yg pasti isinya bukan peluru haha) setelah kotak peluru itu dikunci mulailah barang satu persatu disusun dan dimasukan kedalam truck.

Jika barang yg masuk kedalam truck sudah sesuai dengan list daru kertas kolian maka faktur pengiriman barangpun akan dikeluarkan oleh bagian adm. issuing untuk dibawa oleh supir ke toko. Barulah barang siap untuk diberangkatkan ke setiap toko alfamart..

Untuk adm. issuing bertugas sebagai bagian yg mengurus segala administrasi untuk keluarnya barang dari DC ke setiap toko alfamart bukan hanya itu adm. issuing bertugas pula untuk mengurus barang retur dari toko alfamart yg mulai mendekati masa expaired, barang rusak saat pengiriman, barang overstock, dan barang rusak. Selain itu adm. issuing mengurus juga administrasi untuk barang2 yg dikirim langsung ke toko seperti eskrim walls, yakul dll. Walaupun barang lsng dikirim pada toko namun urusan administrasi tetap dikerjakan oleh adm.issuing.

terdapat satu bagian yg termasuk bagian issuing yg bertugas untuk mengurus barang retur dari toko akibat oleh masa expaired yg makin dekat, barang rusak pengiriman dll. Jika bagian adm.issuing mengurus administrasi sedangkan bagian retur mengurus fisik dari barang retur tersebut. Jika barang retur tersebut dapag diretur ke pihak supplier maka saat supplier barang tersebut datang maka barang tersebut akan dikembalikan ke supplier sedangkan jika barang tersebut tidak dapat di retur ke supplier maka baranv tersebut akan dibazarkan atau dimusnahkan tergantung pada kondisi barang tersebut. Hal tersebut khusus untuk barang2 yg rusak pengiriman dan mendekati masa expaired atau rusak kemasaan saat ditoko. Namun jika barang tersebut termasuk barang overstock maka barang tersebut akan dikembalikan lagi ke pihak godown untuk dimasukan ke bagian storage atau kemudia dikirim ke toko lain yg memang membutuhkan barang tersebut.

Begitulah hari pertama saya dan kelompok untuk jalan jalan di DC alfamart. Namun jalan2 kami gak cuma sampe situ.. esok harinya tgl 20 november 2015, kita jalan2 lagi nih. Tapi jalan2 kita kali ini bukan lagi pada DC konvensional seperti DC Cileungsi 2. Tapi DC yg lebih keren lagi. Yaitu DC Bogor yg menerapkan sistem conveyor dalam aktifitas pemenuhan kebutuhan produk di toko. Apa itu conveyor ? Conveyor itu alat bantu seperti rel kereta yg membentang dari bagian picker ke bagian area grouping barang pada toko. Fungsi dari conveyor hanyalah sebagai alat bantu bagi kinerja DC agar jalannya kontainer barang satuan atau kontainer lebih efisien. Selain itu pada DC conveyor terdapat pula rel yg berfungsi sebagai tempat pembuangan kardus bekas langsung ke tempat pembuangan sehingga area DC lebih terjaga kebersihan dan efektifitas kerja bagi para picker.

Selain itu terdapat beberapa perbedaan antara DC konvensional dan juga DC Conveyor contohnya adalah pemesanan barang ke pihak supplier mengikuti kelipatan dari tierstake pada setiapa pallet (apa itu tierstake ? Tierstake adalah ukuran susunan berapa banyak tumpukan barang pada satu pallet.) Contoh jika satu pallet memiliki ukuran tierstake 8x3, bertanda bahwa barang akan ditumpuk sebanyak 8 buah dus pada tingkatan pertama pallet dan tinggi dari satu pallet sebanyak 3 dus. Jadi jumlah pada satu pallet adalah 24 dus. Jadi pemesanan pada supplierpun sebanyak kelipatan dari 24. Selain itu perbedaan yg terjadi adalah pada DC konvensional setiap barang yg telah di check oleh seorang checker saat bongkar barang dr supplier tidak lagi menggunakan kertas frequented dan kertas warna namun telah digantikan dengan barcode pallet. Dalam barcode pallet tersebut kita dapat melihat keterangan2 dari setumpuk barang dari pallet tersebut. Contohnya jenis barang, PLU dari barang tersebut, tearstage barang, tgl expaired barang.

Saat barang disimpan di bagian storage helper sudah secara sistem diberitahu lokasi yg akan menjadi tempat tersebut disimpan. Jadi setiap pallet yg akan disimpan pada rak storage sudah tersistem dan tercatan sehingga memudahkan bagi helper membawa barang dan mengontrol naik turunnya barang. Selain nomor rak, helper pun dapat melihat dari setiap barang yg ada di storage barang mana saja yg sudah mau expaired yg musti segera diturunkan dan di diaplay sebelum barang itu expaired karena ketidak tahuan helper jadi FEFO (First expaired first out) dan FIFO (first in first out) dapat berjalan dengan baik. dari pengamatan kami pun terlihat lingkungan DC dengan sistem konveyor memiliki tingkat kebersihan dan kerapihan yg jauh dengan DC konvensional. Dan penggunaan tenaga manusia pun lebih sedikit daripada DC konvensional. Jika dilihat tingkat efisiensi dari segi penggunaaan SDM lebih dapat dikontrol.

Hal yg paling berbeda antara DC konvensional dan DC conveyor adalah pada bagian picker. Picker DC Conveyor menggunakan kontainer sebagai alat bantu bagi barang satuan tidak ada lagi pengunaan kardus bekas sebagai pengganti kontainer. Terdapat tiga jenis kontainer yg digunakan yg pertama adalah kontainer kuning yg digunakan sebagai kontainer bagi semua produk, kontainer merah bagi barang2 yg mudah meleleh seperti coklat, dan kontainer hijau yg digunakan oleh picker sebagai kontainer sementara saat pengambilan barang, sblm barang tersebut dihitung dan dicek kembali saat dipindahkan ke kontainer kuning. Indikator yg digunakan pada DC konvensional adalah EPS namun yg digunakan pada DC conveyor adalah PTL (pick to light) pada PTL terdapat beberapa keterangan seperti kode toko dan keterangan bagi picker seperti S,C,J,E. S yg berarti start yaitu picker memulai pencarian barang dengan kontainer baru yg telah terdapat barcode kontainer. C yg berarti continue yaitu barang dilanjutkan pada picker selanjutnya, J yg berarti jump atau barang dari picker sebwlumnya hanya lewat saja tanpa adanya tambahan barang dari picker berikutnya, dan E yg berarti end atau selesai yg berarti picker meletakan kongainer pada jalur conveyor aktif yg akan langsung mengantarkan kontainer pada area grouping dan akan keluar pada gate2 yg telah ditentukan dan dibaca oleh sensor melalui barcode yg tersedia pada kontainer.

Darimana barcode kontainer dan barcode case itu didapat ? Barcode2 tersebut akan dicetak oleh adm.issuing melalui estimasi yg telah dilakukan oleh bagian adm.issuing. estimasi yg bagian adm.issuing lajukan berdasarkan pada EOD (end of day) yg setiap malam dilakukan oleh toko dan data tersebut ditarik oleh adm.issuing untuk melakukan pengiriman baranv selanjutnya pada toko. Selain itu adm.issuing jugalah yv mengatur server bagi PTL yg digunakan oleh picker sebagai indikagor mereka mengambil barang dan diletakan pada kontainer2 yg telah terdapat kode toko dan jumlah kuantiti dari satu jenis barang.

Ternyata proses pengiriman barang itu gak semudah yg kita bayangkan. Butuh proses panjang dan melibatkan begitu banyak orang untuk barang itu sampai pada toko dan dapat memenuhi kebutuhan konsumen. Mungkin sekian dulu tulisan saya kali ini, sebenernya masih banyak sekali proses yg terjadi pada DC namun keterbatasan penulis untuk menungkan semua hal tersebut jadi sekian dlu pengalaman penulis dalam melaporkan jalan jalan penulis ke DC alfamart.

 "belanja puas harga pas" haha